Jde software pro malou firmu pořídit levně? Ano, ale ne zdarma

Majitelka malé zahradnické firmy zjistí, že účetní program, pošta a tabulky zakázek ji ročně stojí víc než nová dodávka. Levný software existuje, ale cena z ceníku není cena celého řešení. Připočítat musíte školení, přenos dat, zálohy a čas, který strávíte učením. Srovnání níže ukazuje čtyři cesty od programů s otevřeným kódem po cloudové služby a říká, na co se při výběru zeptat.

Co všechno do ceny softwaru patří

Cena licence je jen začátek. Dalšími položkami jsou instalace, přenos starých dat, školení lidí a pravidelné aktualizace. U cloudových služeb se navíc platí měsíčně a částka roste s počtem uživatelů.

Skrytý náklad je čas. Hodina, kterou zaměstnanec hledá funkci v nepřehledném programu, stojí mzdu. Levný nástroj, který zdržuje, se může prodražit.

Poslední položkou je změna. Pokud se program přestane vyvíjet nebo dodavatel zdraží, musíte data převést jinam. Zjistěte předem, zda půjde exportovat v běžném formátu.

Srovnání čtyř způsobů pořízení

Malá firma si může vybírat ze čtyř základních modelů. Každý má jiné přednosti i nevýhody.

Model	Výhoda	Nevýhoda
Open source	Bez licenčního poplatku, otevřené formáty	Podpora a nastavení bývají na vás
Předplatné v cloudu	Bez instalace, aktualizace automaticky	Trvalá měsíční platba, závislost na dodavateli
Jednorázová licence	Předvídatelný náklad	Placené aktualizace, starší verze zastarávají
Zdarma s omezením	Vyzkoušíte bez rizika	Chybějící funkce, omezení počtu záznamů

Nejlevnější volba v prvním roce nemusí být nejlevnější za pět let. Počítejte celkový náklad za delší období.

Open source: kdy se vyplatí

Programy s otevřeným kódem mohou stát za zvážení pro kancelářský balík, e-mail, správu úkolů nebo web. Licence je zdarma a kód si může kdokoli prohlédnout. Komunita uživatelů často odpovídá na dotazy ve fórech.

Pozor na to, zda projekt žije. Podívejte se, kdy vyšla poslední aktualizace a jestli se opravují bezpečnostní chyby. Opuštěný projekt je rizikový, i když je zadarmo.

Placenou podporu nabízejí i dodavatelé open source řešení. Hodí se, když nemáte v týmu nikoho technicky zdatného. Zdarma tedy platí pro licenci, ne pro čas a znalosti.

Účetnictví a doklady: tady na kvalitě neušetříte

Účetní software musí odpovídat zákonu o účetnictví a daňovým předpisům. Změny sazeb a formulářů se mění, takže program musí pravidelně dostávat aktualizace. Zeptejte se své účetní, s jakým systémem pracuje a jaký formát dat jí vyhovuje.

Fakturační program má umět číslování dokladů, náležitosti faktur a export pro účetní. Zeptejte se, jak řeší DPH a zda zvládne tuzemské i zahraniční klienty. Neověřený program může způsobit chyby na dokladech.

Dokumenty a smlouvy ukládejte ve formátech, které půjde otevřít za deset let. Běžné formáty jsou bezpečnější než uzavřené. Pravidelná záloha na jiné místo je povinnost, ne bonus.

Cloud, nebo vlastní počítač?

Cloud ušetří instalaci a přenositelnost, protože k datům se dostanete z kteréhokoli zařízení. Nevýhodou je závislost na internetu a na dodavateli. Při výpadku služby nemůžete pracovat.

Pokud software zpracovává osobní údaje zákazníků, musíte řešit ochranu dat. Se zpracovatelem je potřeba mít smlouvu a vědět, kde jsou data uložena. Zeptejte se na zálohování a na to, co se s daty stane po ukončení smlouvy.

Vlastní počítač dává kontrolu, ale vyžaduje zálohy a aktualizace. Malá firma často nemá IT správce, proto je lepší zvolit službu, která se stará sama. Rozhodněte podle toho, kdo bude za provoz odpovídat.

Jak otestovat před rozhodnutím

Využijte zkušební období, pokud ho dodavatel nabízí. Vyzkoušejte reálné úkony, ne jen ukázková data. Nejlépe zkuste vystavit fakturu nebo zpracovat zakázku od začátku do konce.

Zavádějte program nejdřív u jedné agendy. Například začněte jen fakturací a ostatní úkoly přidávejte postupně. Tak zjistíte slabá místa dřív, než se na programu stane firma závislá.

Před koupí si ověřte export dat. Zkuste uložit dokumenty do běžného formátu a otevřít je jinde. Pokud to nejde, program vás poutá k jednomu dodavateli.

Časté otázky

Je open source bezpečný?

Může být, pokud se projekt aktivně vyvíjí a pravidelně aktualizuje. Bezpečnost nezáleží na licenci, ale na údržbě. Instalujte jen z oficiálních zdrojů a aktualizace nenechávejte ležet.

Smím používat program bez licence?

Ne, používání neplacené kopie komerčního programu je porušení autorských práv. Hrozí pokuty a další problémy, navíc tyto kopie často obsahují škodlivý kód. Radši zvolte zdarma dostupnou alternativu.

Co když dodavatel skončí?

Proto je důležitý export dat v otevřeném formátu a pravidelná záloha. U cloudu si ověřte, jak dlouho po ukončení služby data zůstanou dostupná. Vyplatí se mít plán, kam se přesunout.

Zdroje

• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR
• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Finanční správa ČR